Om rechtsgeldig te zijn moet een factuur aan allerlei vormelijke en inhoudelijke voorschriften voldoen. Wij lijsten ze hieronder op.
Verplicht op te nemen:
- het woord ‘factuur’ moet expliciet vermeld worden
- factuurdatum, maar ook: leveringsdatum (voor goederen) of de datum van prestaties (bij diensten)
- uniek factuurnummer
- uw naam, of maatschappelijke benaming, en uw adres
- de naam (maatschappelijke benaming) van de ontvanger en zijn adres
- bankrekeningnummer
- btw- of ondernemingsnummer van leverancier en ontvanger
- beschrijving en hoeveelheid van de geleverde goederen en/of diensten
- (eenheids)prijs en toegekende korting, hoeveelheid
- bedragen: het bedrag zonder btw , btw-percentage en het btw-bedrag per tarief, het totaal te betalen bedrag
- plaats waar de factuur werd opgemaakt
- betalingsvoorwaarden
Let op: zonder vervaldatum of bankrekeningnummer op de factuur heeft een klant een reden om u niet of te laat te betalen. Voorkom discussie en zorg dat uw facturen volledig zijn.
Optioneel kunt u
- verwijzen naar voorgaande facturen, indien het om een deelfactuur gaat.
- verwijzen naar de algemene voorwaarden
- niet verplicht, maar wel verstandig als de voorwaarden deel uitmaken van de
verkoopovereenkomst - eventueel kunt u de voorwaarden opnemen op de achterzijde van de factuur
- ‘btw verlegd’, indien de btw verschuldigd is door de medecontractant
- ‘factuur uitgereikt door afnemer’, in het geval van self-billing
- ‘vrijgesteld van btw op grond van artikel ...’, indien de handeling vrijgesteld is van btw - de wettelijke grondslag voor de vrijstelling moet gedetailleerd omschreven zijn
- bijzondere vermeldingen opgelegd door deze wetgeving (verkoop van kunstvoorwerpen, anti- quiteiten, motorvoertuigen, reisbureaus, gebruikte goederen, ...)
- Vrijstelling van btw: kleine ondernemingen met een beperkte omzet zijn in sommige gevallen vrijgesteld van btw. Toch moeten ook hun facturen voldoen aan de vormelijke vereisten en bijzondere btw-vermeldingen. Ze moet namelijk verantwoorden waarom ze geen btw aanrekenen.
Boetes en sancties
Voldoet een factuur niet aan de vormelijke vereisten? Dan riskeert u een sanctie.
- Bij een eerste toevallige overtreding krijgt u een administratieve boete van 25 euro per factuur met een minimum van 50 euro en een maximum van 500 euro.
- Maakt u een tweede overtreding? Dan riskeert u 125 euro met een maximum van 1.250 euro.
- Bij volgende overtredingen: 250 euro met een maximum van 5.000 euro.
Zijn de gegevens op de factuur niet correct? Dan riskeert u een geldboete die maximaal het dubbele kan bedragen van het gefactureerde bedrag. Gaat het niet om fraude, maar om een vergissing? Dan wordt de boete beperkt tot 100 of 60 procent van het gefactureerde bedrag.
De creditnota
Elke foutieve factuur moet u rechtzetten met een creditnota die duidelijk verwijst naar de uitgereikte factuur. U vermeldt duidelijk het woord ‘creditnota’ en neemt ook alle andere inhoudelijke vereisten van de factuur over.
